Órgãos e entidades da Administração Pública Federal devem, por lei, utilizar plataformas digitais em processos administrativos, para a interligação e tramitação eletrônica de documentos. O software padrão do Processo Eletrônico Nacional adotado pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP) é o Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Entre as vantagens da modernização, estão a economia de recursos, a preservação do meio ambiente, mais agilidade nas análises e eficiência no atendimento à Lei de Acesso à Informação, permitindo a consulta pública pelo meio digital.

O Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações (MCTIC), por exemplo, optou pelo processo eletrônico após um estudo das melhores práticas existentes no mercado. O SEI já era adotado desde abril de 2014 pelo Ministério das Comunicações e, com a fusão das pastas em 2016, passou a funcionar em todo o órgão.

Desde a migração, já foram mais de 200 mil processos por tramitação eletrônica e uma diminuição expressiva dos recursos públicos aplicados. Somente com a aquisição de material escritório, o MCTIC calcula que a redução foi de aproximadamente 90%. “Houve economia também em compra de papel, impressão e postagens, por exemplo. Outra grande evolução é na cultura organizacional. Como não há necessidade de se utilizar papel para tudo, o processo é mais seguro, demanda menos espaço e até mesmo as mesas dos colaboradores ficam mais organizadas”, relata coordenadora de Organização Institucional do MCTIC, Bianca Botelho.

Para o administrador do SEI/MCTIC, Pedro Moreira, o grande desafio agora é a universalização do processo eletrônico, começando pela utilização em todos os institutos ligados ao Ministério. Isso, segundo ele, promoveria uma democratização do acesso, o que traria também um benefício para a população nas relações com o poder público. “Nesse sentido, a parceria com a RNP é fundamental para conectar todas essas instituições e para que disponham da infraestrutura necessária para a implantação do SEI”, destaca.

De acordo com Moreira, outro desafio é a utilização de certificados digitais. O decreto 8.539, de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico, utilizou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) como base, devido a sua segurança e reconhecimento, inclusive em vias judiciais. No entanto, o custo desse mecanismo é elevado e, não necessariamente, precisa ser utilizado em todos os documentos. A lei o prevê apenas em caso de necessidade de comprovação da autoria e integridade de documentos digitalizados, por exemplo.

Nos demais casos, adota-se a assinatura mediante identificação de usuário e senha. Um exemplo de serviço de certificação digital de baixo custo é a Infraestrutura de Chaves Públicas para Ensino e Pesquisa (ICPEdu), desenvolvida pela RNP para uso das instituições brasileiras de ensino e pesquisa. Por ser segura e escalável, a um baixo custo, o MP está estudando a possibilidade de integração dos certificados da ICPEdu ao SEI e sua posterior utilização nos processos internos das instituições de ensino e pesquisa ou na comunicação entre essas instituições.

Segundo o diretor-adjunto de Gestão de Serviços da RNP, Luiz Coelho, a aproximação com o Planejamento começou durante o Fórum RNP 2016, realizado no mês de novembro em Brasília. “Essa foi uma das conquistas do Fórum e que deve se concretizar, até o final do ano, em uma cooperação com o poder público para a utilização de mais um serviço avançado da RNP, o que resultará em economia de recursos e em um avanço para a universalização do processo eletrônico”, finaliza.