Órganos y entidades de Administración Pública Federal deben, por ley, utilizar plataformas digitales en procesos administrativos, para la interconexión y tramitación electrónica de documentos. El software estándar del Proceso Electrónico Nacional adoptado por el Ministerio de Planificación, Desarrollo y Gestión (MP) es el Sistema Electrónico de Informaciones (SEI). Entre las ventajas de modernización, están el ahorro de recursos, la preservación del medio ambiente, más agilidad al análisis y eficiencia en observancia a la Ley de Acceso a la Información, permitiendo la consulta pública por medio digital.

El Ministerio de Ciencia, Tecnología, Innovaciones y Comunicaciones (MCTIC), por ejemplo, optó por el proceso electrónico después de un estudio de las mejores prácticas existentes en el mercado. El SEI ya era adoptado desde abril de 2014 por el Ministerio de Comunicaciones y, con la fusión de las carpetas en 2016, pasó a funcionar en todo el órgano.

Desde la migración, ya fueron más de 200 mil procesos por tramitación electrónica y una disminución expresiva de los recursos públicos aplicados. Solamente con la adquisición de material para la oficina, el MCTIC calcula que la reducción fue de aproximadamente el 90%. “Hubo ahorro también en compra de papel, impresión y envío de correo, por ejemplo. Otra grande evolución es en la cultura organizativa. Como no hay necesidad de utilizarse de papel para todo, el proceso es más seguro, demanda menos espacio y hasta las mesas de los colaboradores quedan más organizadas”, relata la coordinadora de Organización Institucional del MCTIC, Bianca Botello.

Para el administrador del SEI/MCTIC, Pedro Moreira, el grande desafío ahora es la universalización del proceso electrónico, empezando por la utilización en todos los institutos relacionados al Ministerio. Eso, según él, promovería una democratización del acceso, lo que traería también un beneficio para la población en las relaciones con el poder público. “En tal sentido, la asociación con la RNP es fundamental para conectar todas esas instituciones y para que dispongan de la infraestructura necesaria para la implantación del SEI”, destaca.

De acuerdo con Moreira, otro desafío es la utilización de certificados digitales. El decreto 8.539, de octubre de 2015, que dispone acerca del uso del medio electrónico, utilizó la Infraestructura de Clave Públicas Brasileñas (ICP-Brasil) como base, debido a su seguridad y reconocimiento, incluso en vías judiciales. Sin embargo, el costo de ese mecanismo es elevado y, no necesariamente, hay que ser utilizado en todos los documentos. La ley lo provee solo en caso de necesidad de comprobación de la autoría e integridad de documentos digitalizados, por ejemplo.

En los otros casos, se adopta la firma mediante identificación de usuario y contraseña. Un ejemplo de servicio de certificación digital de bajo costo es la Infraestructura de Claves Públicas para Educación e Investigación (ICPEdu), desarrollada por RNP para uso de las instituciones brasileñas de educación e investigación. Por ser segura y escalabre, a un bajo costo, el MP estudia la posibilidad de integración de los certificados de ICPEdu al SEI y su posterior utilización en los procesos internos de las instituciones de educación e investigación o en la comunicación entre esas instituciones.

Según el director-adjunto de Gestión de Servicios de RNP, Luiz Coelho, la aproximación con la Planificación empezó durante el Foro RNP 2016, realizado en el mes de noviembre en Brasília. “Esa fue una de las conquistas del Foro y que debe concretizarse hasta el final del año, en una cooperación con el poder público para la utilización de más un servicio avanzado de RNP, lo que resultará en ahorro de recursos y en un avance para la universalización del proceso electrónico”, finaliza.